結論
カップルや家族にとってよい共有タスクアプリは、次の5つができるものです。誰が責任を持つかをはっきりさせる。「やれる人がやる」と「全員が自分の分をやる」を区別する。進み具合を見えるようにする。一人ひとりに集中できるビューを用意する。そして、プライベートな作業を本当にプライベートに保つ。リストを共有するだけだと、調整の仕事は結局ひとりに残ったままになりかねません。
共有リストの落とし穴
共有リストは、最初はうまくいくことが多いものです。誰でもタスクを追加でき、誰でも完了にできます。ところが、やがて例外が出てきます。水道業者の返事はメッセージに届き、予約はカレンダーで動き、保険会社への電話が先だと知っているのはひとりだけ。繰り返しの用事は見えていても、誰かひとりがやればいいのか、全員が動く必要があるのかは、誰にもわかりません。
リストにはたしかにタスクが並んでいます。けれど、全体のモデルを頭の中に持っているのは、ひとりです。依存関係を覚え、あいまいな項目を割り振り、止まっているものに気づき、「あれ、やった？」と尋ねる。道具は共有されているのに、管理の仕事は共有されていません。
注目したい5つのポイント
1. 担当がタスクの一部になっている
「私たちがやらなきゃ」は、担当者ではありません。タスクには、名前のあるひとりのものか、最初に手をつけた人のものか、全員のものかが示されているべきです。その決めごとは、コメントや以前の会話の中ではなく、タスクが表示されるどこででも見えている必要があります。
2. 実際の家事に合った完了のルール
誰かが動けば完了するタスクがあります。荷物を受け取る、水道業者に電話する、牛乳を買う、などです。一方で、一人ひとりが自分で行動する必要があるものもあります。自分の書類を出す、自分の荷造りをする、自分の予約を確認する、などです。この2つを同じチェックボックスで扱うと、しくみがあいまいさをなくすべき、まさにその場面で、あいまいさが生まれてしまいます。
3. 一人ひとりのための、穏やかな毎日のビュー
世帯を取りまとめる人は、インボックス仕分け、プロジェクト、開始日、連絡待ち、頼れる「今日」のビューがほしいかもしれません。ほかの人は、自分の分と、手を挙げられるものが見えれば十分かもしれません。共有のしくみは、全員を同じくらい熱心なプランナーにするのではなく、この違いを受け止められるべきです。
4. アプリを2つに分けずに、プライベートと共有を両立する
世帯でひとつのアプリを使うからといって、仕事のタスクや個人のプロジェクト、サプライズまで見えてしまってはいけません。プライベートな項目が別のプライベートな保管場所に置かれ、明示的に共有したタスクだけが世帯に入る設計のほうが、プライバシーはより確かになります。それでも使う人にとっては、ひとつの流れに感じられます。
5. 次の一歩まで運んでくれるしくみ
頼れるアプリは、ブロックされている作業を「今日」から外し、順次プロジェクトでは次に着手できるアクションを表に出し、本物の連絡待ちビューを備えています。そうでないと、世帯を取りまとめる人は、すべてのリストを見て回り、いま実行できるものを組み立て直さなければなりません。
共有リストと、責任を共有するしくみは別物です
| 問い | 基本的な共有リスト | 責任を共有するしくみ |
|---|---|---|
| これは誰の担当？ | 暗黙のままか、タスクの中に書いてある | 最初から備わっている担当の状態 |
| 誰が完了にする？ | 共有のチェックボックスがひとつ | やれる人、全員、または名前を指定した1人 |
| いま着手できるのは何？ | 人が一つずつ見て判断する | 着手可能、ブロック、待ちが、モデルの一部になっている |
| それぞれの人には何が見える？ | 同じ共有リスト | 共有された状態の上に載った、一人ひとり専用の実行ビュー |
| プライベートな作業はどこにある？ | たいてい、別のリストか別のアプリ | 共有の作業のそばにありながら、共有された世帯のストアの外 |
DuetFlowではどうなるか
DuetFlowでは、タスクごとに担当者をはっきりさせます。担当者が1人なら、持ち主が明確です。複数いる場合は完了条件を選びます。誰か1人で完了は、ひとつの完了でタスクが閉じること。全員で完了は、一人ひとりに独立した分があること。プライベートは、タスクを共有の世帯から完全に外に出します。
この担当のモデルを取り巻くのが、GTD型のしくみです。インボックス、今日、先へ進んでいく今後の予定、連絡待ち、いつかやる、そして後のステップを着手可能になるまで保留する順次プロジェクトがあります。取りまとめる人にはしっかりした構造が、ほかの人には、モデル全体を保守しなくても、自分の分に絞って関われる環境が用意されます。
避けられない限界
責任のとらえ方について、人どうしの合意をアプリが生み出すことはできません。できるのは、その合意をはっきりと形にして、会話のあとも残すことです。そうすれば、同じ決めごとをリマインダーや催促に何度も訳し直さなくて済みます。
このやり方が向いている人
作業が少なく、それぞれ独立していて、覚えておきやすいなら、基本的な共有リストで十分です。DuetFlowが想定しているのは、Mac、iPhone、iPadを使う2人以上の世帯です。共有の責任が、本格的な個人や仕事のプロジェクトと並んでいて、引き継ぎがリマインダー、メッセージ、メモ、カレンダーをたびたびまたぎ、ひとりが調整役になっているような世帯です。
職場のチーム向けのツールでも、家事のスコアボードでも、買い物リストの代わりでも、カップル向けのチャットアプリでもありません。世帯のためのひとつの責任のしくみで、共有しないすべてのもののためのプライベートな側がついています。
DuetFlow先行アクセス
世帯に、ひとつの頼れる責任の層を。
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